内蒙古自治区档案馆档案接收流程

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     发布时间：2023-03-14 15:06    来源：收集整理一处    浏览次数：     【关闭】

为保证档案接收过程顺畅、高效，根据《内蒙古自治区档案馆档案接收办法》，制定本流程。

一、文件运转

自治区档案馆办公室接到档案形成单位移交档案申请后，履行文件运转程序，由馆领导签批至收集整理一处、综合业务指导处或专项业务指导处、保管利用处、档案信息化处。综合业务指导处或专项业务指导处向收集整理一处提供移交档案达到进馆标准说明；移交单位提供档案业务指导记录及相关材料（包括档案门类、数量、全宗卷、档案数字化统计、电子档案等基本情况）；保管利用处向收集整理一处提供移交单位全宗号占用情况及馆藏档案情况。

二、初验

收集整理一处组织相关处室对移交单位档案进行联合验收，验收组由收集整理一处、保管利用处、档案信息化处、综合业务指导处或专项业务指导处组成（具体负责指导该单位的工作人员不作为验收组成员）。对同一移交单位档案接收全过程中，验收组人员不得随意更换。各处室分工如下：

综合业务指导处或专项业务指导处负责验收《内蒙古自治区档案馆档案接收办法》（以下简称《接收办法》）附件1所列第二大项和第五大项中（一）至（四）项，附件2所列第一、第二大项内容。

保管利用处负责验收《接收办法》附件1所列第一大项和第五大项中（五）至（十）项，附件2所列第三大项中（四）至（七）项、（九）至（十一）项涉及页码、装订、破损情况、备考、装盒等内容。

档案信息化处负责验收《接收办法》附件2中相关要求及机读目录、档案数字化副本和电子档案数据，并能与数字档案馆挂接。

收集整理一处负责验收《接收办法》附件1所列第三、第四大项，附件2第三大项中（一）（二）（三）（八）项涉及组件、分类、排列、自拟题名等内容。

验收组成员依据《内蒙古自治区档案馆档案接收办法》相关规定，通过检查全宗卷及档案实体、电子档案目录中的划控标识，确认移交单位是否开展档案划控及开放审核工作，并要求出具涉密档案解密降密、开放审核意见。其他门类档案，按照国家和自治区相关标准检查。

初验抽检率要达到移交档案总量的10%以上，抽检合格率要达到95%以上。初检时把需要整改问题一次性告知，统一填写《质量抽查登记表》（附件1），确认签字后交收集整理一处。

三、意见反馈

初验结束5个工作日内，收集整理一处沟通验收组成员汇总整改意见（意见不统一时由分管接收工作的馆领导召开协调会议），填写《档案接收进馆验收情况表》（附件2），相关处室负责人及验收组成员签字后，由综合业务指导处或专项业务指导处反馈移交单位落实整改，应在全部移交档案中整改发现问题，整改完毕后向自治区档案馆提交整改报告及整改清单。

四、整改验收

    收集整理一处组织验收组根据移交单位提供的整改报告，进行整改验收，整改验收过程同初验，如仍达不到移交质量要求，将继续整改，直至符合要求。

五、档案接收

档案整改验收合格后7个工作日内，收集整理一处汇集业务指导、初验、整改验收、电子档案（数字化副本）数据挂接等各阶段形成的材料，经检查组研究，认为档案质量达到进馆标准要求，由收集整理一处形成档案接收情况说明，验收组成员签字确认。收集整理一处形成档案接收报告，呈送分管副馆长或馆长，由分管副馆长或馆长签字后接收进馆。接收过程中形成的所有文字材料归入全宗卷。

六、消杀清点

移交进馆档案统一装箱、密封、编号，按约定日期送至自治区档案馆，由保管利用处负责消杀。完成消杀后由移交单位、收集整理一处、保管利用处共同进行数量清点，清点过程中不再提出整改要求。完成后签字确认，同时办理移交手续。

七、工作要求

    各相关处室要密切协作，加强沟通，形成合力，认真组织开展工作，确保档案接收顺畅、高效。

要充分认识移交进馆档案验收工作的重要意义，加强组织领导，强化责任意识，要严格按照流程分工，切实履行岗位职责。

认真执行《内蒙古自治区党委办公厅 自治区人民政府办公厅关于调整自治区档案馆档案接收范围的通知》《内蒙古自治区档案局 自治区档案馆关于印发〈内蒙古自治区档案馆档案接收办法〉的通知》等相关规定，严把进馆档案质量，确保自治区档案馆档案管理逐步科学、规范。

 

附件：1.质量抽查登记表

2.档案接收进馆鉴定验收情况表

1.档案接收流程--附件.xlsx