《著名人物档案整理规范》（DB15/T 2460—2021，以下简称《规范》），已于2022年1月10日起正式施行。这是自治区开展著名人物档案工作以来首次制定的档案地方标准，《规范》制定颁布有助于著名人物档案整理的规范和统一，为全区著名人物档案管理规范化科学化奠定了基础。

一、制定的背景及过程

著名人物档案是档案资源的重要组成部分，承载着著名人物的思想智慧、精神品质和社会成就，是社会发展的历史见证，做好著名人物档案整理是维护历史真实面貌、保护国家和人民文化财富的重要工作。

（一）多种整理方法并存。自1990年起，内蒙古自治区档案局、档案馆对著名人物档案整理方法开展积极探索，先后３次制发了关于著名人物档案整理方法的文件，全区有关盟市、旗县（市区）档案部门也陆续出台了一些整理方法。这些整理方法，为推进著名人物档案整理发挥了重要作用。但由于标准不规范、方法不统一，也对资源有效整合与深度开发利用带来一定阻碍，需要制定统一、完整、系统性的整理规范。

（二）参照的行业标准发生变动。国家档案局分别于2015年、2019年出台《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）《录音录像档案管理规范》（DA/T78—2019）等行业标准，对文书档案和录音录像档案组件、整理流程等内容提出了新的要求。对比以往著名人物档案按“卷”整理的方法，参考的标准发生了变化，有必要重新制定《规范》，把新版行业标准中的要求吸收进来。

（三）无法满足档案信息化发展的需要。随着档案事业不断发展，著名人物档案载体也日益多样。电子化的著名人物档案大量增加，档案内容更加丰富，其中，关于著名人物的数字期刊、音视频文件材料、数据库等形式越来越多。以往著名人物档案整理方法只涉及传统载体档案的分类方式和整理办法，所形成的档案目录不能有效挂接数字档案管理系统，不利于著名人物档案信息化的发展。

2019年3月，内蒙古自治区档案局（馆）向内蒙古自治区市场监督管理局申请制定《规范》，2019年6月申请通过，标准得以立项，《规范》列入2019年度第一批内蒙古自治区地方标准制修订项目计划。同年，自治区档案局（馆）启动《规范》制定工作，开展了大量的调查研究。经过多次修改，2021年1月14日，形成送审稿。2021年12月10日，内蒙古自治区市场监督管理局审议通过，正式颁布。

二、主要条款说明

为使《规范》适应档案行业标准新要求，《规范》制定过程中引用国家档案局最新发布的制度规范。对于专业术语的运用，尽量与《DA/T1-2000档案工作术语》保持一致。

著名人物档案保管期限均为永久，建立的全宗一般以个人为立档单位，建立独立全宗。针对个人材料较少且后续捐赠数量不多的著名人物，立足我区工作实际，各盟市、旗县（市区）档案部门可因人制宜，选择建立独立全宗或汇集全宗。

（一）规定名词术语。对于著名人物档案中出现的区别于一般档案工作术语的专用名词术语，进行了统一命名及定义。如立档单位是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人；著名人物档案的立档单位为著名人物个人。全宗是指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体；著名人物全宗是指著名人物个人形成的具有有机联系的档案整体。

（二）明确收集范围。为确保著名人物归档材料丰富多样，能够完整、全面体现著名人物成长的整个过程，支撑起整个全宗，著名人物在工作、学习和生活中形成的，具有查考、保存价值的各种载体的材料均应收集归档。《规范》从著名人物归档材料载体、生平经历、涉及领域、活动范围等方面划定收集范围。如反映著名人物主要经历的自传、往来信件、履历等生平材料； 反映著名人物社会活动的报告、演讲稿、工作日记、签到簿；反映著名人物成就的研究成果、作品；反映社会对著名人物研究、评价的资料，纪念性、回忆性、介绍性、研究性文章；反映著名人物活动的照片、录音、录像；著名人物生活用品、手工艺品、收藏品等与本人相关且具有查考价值和纪念意义的物品，以及其他具有保存价值的归档材料。

（三）调整分类方案。著名人物档案内容丰富、种类多样、时间跨度大，以往存在多种分类方案。大部分根据归档材料内容进行分类，如手稿、书画、报刊、信函、簿册、证章、照片、录音录像、实物等，划分细致，类别较多。分类过程花费大量时间，操作较为复杂。此次《规范》中著名人物档案按照归档材料载体分为纸质、照片、数码照片、录音录像、实物5个大类，依据载体大小选择适合的档案装具，简化了分类流程，更加便于保管和利用。

（四）确定“件”为整理单位。以往的实践中，著名人物档案一般以卷为单位进行整理。按卷整理的优点在于一卷形成一个内在联系的有机整体，内容联系较为紧密，符合传统的纸质目录调卷检索需求。但组卷较为繁琐、复杂，工作量大，不易掌握。案卷题名需要立卷人根据卷内文件内容人工二次拟写，案卷题名既要概括卷内所有文件内容又要用字准确精炼，立卷人的业务水平、认知程度也会对案卷题名产生影响。且对于照片、录音、录像、实物等一般以张、盒、盘、个为一自然件的档案，不适宜组卷。以件为单位进行整理，后续著名人物档案随时产生、随时归档，不必补充立卷、改写案卷题名、编制案卷目录，简化了工作流程，提高了工作效率，满足了著名人物档案时间跨度大，连续性长的特点。文件实体和电子目录一一对应，计算机对著名人物文件原标题进行著录，更方便计算机检索，适应档案信息化的发展趋势，有利于科学管理。

（五）设置两种档号结构。在《规范》制定过程中，通过实地调研发现，我区有些盟市、旗县（市区）档案部门受地域限制，能够收集到的著名人物档案较少，著名人物个人资料不够丰富，如果为个人建立独立全宗较为单薄，一般采取多个著名人物联合建立汇集全宗，且这种情况较为普遍。根据实际情况，在《规范》中设置了两种档号结构。建立独立全宗，档号结构为：全宗号—类别号—件号，类别号代表档案载体分类。建立汇集全宗，档号结构为：全宗号—人物号·类别号—件号,增加了人物号用以区分同一汇集全宗内的不同著名人物。

（六）分类设计档案目录和装具。《规范》不再沿用以往著名人物档案整理过程中单一的档案目录，参照《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《录音录像档案管理规范》等国家和行业标准，针对各类档案在著录时的自身特点，分类设计5种档案文件目录，既能体现各类档案的特点，也方便查找利用。对于字画、录音录像带及其他形状、规格多样的档案，应当根据其不同形状与尺寸制作信封、特殊尺寸档案盒等其他装具，以利于长久保存。

三、需要注意的问题

自治区各级档案馆在执行《规范》过程中，应熟悉立档的著名人物，掌握著名人物与档案的内在联系，准确判断档案的价值。著名人物档案全宗的建立依托著名人物，档案价值的判断也不应只依据归档材料实体原有的价值，而应取决于档案对著名人物的意义和背后的故事。在整理过程中应及时进行标注，才不会降低档案应有的价值。有些著名人物归档材料没有明显的信息记录，需要档案工作者花时间去研究与考证。

著名人物档案内容丰富、形式多样，涵盖多种门类的档案，整理难度较大，这就需要档案工作者熟练掌握其他门类档案的整理规则，将不同载体档案的整理方法融入著名人物档案整理过程中，使档案整理取得良好的效果。

自治区各级档案馆要充分利用档案信息化技术，加强著名人物档案资源整合共享和开发利用。以数字档案资源形式将分散的著名人物档案进行集中，按人物整合；通过信息化共享平台，加强著名人物档案资源共享，使著名人物档案发挥更大的价值与作用。