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机关档案鉴定应依据哪些鉴定标准?
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2016-04-19 10:39    来源:内蒙档案信息
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档案的价值是客观存在的,但人们对客观事物的认识能力是有限的,难免带有主观性和片面性。正如美国档案学者博列斯和朱莉亚.杨所说,档案价值的鉴定,是一种黑箱的探索,永远不可能完全达到档案的真实价值。为了使人们的主观认识活动最大限度地符合实际,保证鉴定工作的质量,必须建立明确的档案价值鉴定的标准。按照这一标准认识和评价档案的价值,可提高档案鉴定结论的客观必、可靠性和准确性。

   (一)职能标准

职能标准是指按立档单位在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。最高级别的机关、首脑机关、核心部门与一般机关、服务后勤部门形成的文件材料,其价值应有所不同。一般情况下,行政级别越高,其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时,对于不同行政级别的机关,永久档案所占比例应有所不同。另一方面,机关档案部门应尽可能保存对其职能起到凭证、评价作用的文件材料,以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料,也就是反映本机关要职能及基本历史面貌的文件材料。

   (二)来源标准

来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位,即“以我为主”的标准。档案的形成者在社会上以及机关内部的地位、作用影响甚至决定档案的价值。档案的价值应体现出其产生和发出地地方,要充分重视档案形成者的重要地位。本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件材料的价值时,重点要是本机关产生的还是外机关产生的,而不能简单地认为上级的就比本级的重要。

   (三)内容标准

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性。档案是对既有事实的记载,而这些事实本身的重要程度直接影响着档案的价值。在分析档案的内容时,主要是内容的重要程度,是方针政策性的、重大事件的,还是一般行政事务的;是主要职能的,还是非主要职能的;是反映全面和全局工作的,还是反映局部工作的;是有针对性的,还是普发性的;是有效时间内的,还是失去时效的;是典型的,还是一般的。同时还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。

   (四)形式特征标准

形式特征标准是指文件名称、文本、外形特征等。

   (1)文件的名称不同,作用不同,价值也就不同。“法”、“令”、“决定”、“指示”、“纪要”、“条例”等都是反映方针政策、重大事件和主要职能的,具有权威性,价值较高;而一般的“通知”、“函”等处理日常事务性工作的,价值较低。但不能将文种作为判定价值的主要依据,还需结合文件内容加以评价。

   (2)文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。不同稿本的文件,在行政效能、凭证作用等方面是有区别的,因而其保存价值就不同。正本具有标准的格式,有机关的印章和负责人的签署,可靠性高,价值就较大。草稿、修改稿都是未定稿,因此一般情况下都没必要保存。

    (3)外形特征也包括载体形式,一般是指在工作活动中产生的非文本文件。由于这些材料不具备文件的特征和效力,往往得不到应有的重视。特别是重要的照片、音像材料、领导人题词以及奖状、证书之类,都生动地记录了真实的历史,对文件起到了重要的辅助说明作用,同样属于档案范畴,应得到足够和重视。

   (4)社会需求标准

社会对档案的需求具有客观性,是由社会的政治、经济、文化活动所决定的。它包括社会需求方向、社会需求面和社会需求时间等方面。社会需求方向指利用者需要哪些内容、哪些类型档案的趋向性。社会需求面指需要利用某些档案的人或机关的广泛性。不同历史时期、不同层次、不同目的的利用者所需档案存在很大差别,因此要站在社会总需求。在决定档案的取舍和确定保管期限时,要避免片面地以个别需要为鉴定依据,而要考察每份文件的社会意义。

   (5)相对价值标准

相对价值标准是指被鉴定的档案与其他档案之间相比较而存在的价值。在鉴定档案价值时,既要考虑文件本身的固有价值,也要考虑该文件与其他文件之间的的关系,还要考虑全宗档案的丰富、完整、覆盖面全和避免重复等要求。依据对全宗档案的完整程度、档案内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复程度的分析,判断档案的相对价值,确定档案的实际保管期限。

对机关某件档案价值的判定,往往需从不同的鉴定标准,多方位来审视这件档案本身,单一的鉴定标准往往无法判断档案的真正价值。



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